Не е задължително да разполагате с цялата информация. Просто е необходимо да проявите желание за усвояване на това, което ви вълнува, или да потърсите подкрепа, когато усетите нужда от нея. В следващите параграфи предоставяме кратък анализ по темата, изразен в лесен за разбиране език и подкрепен с конкретни примери, с цел максимална яснота.

Какво е законно потвърждение на писмени материали?

„Слушал съм, но нямам яснота“ / „Познавам само, че е свързано с бумаги от чужбина“ / „По моите сведения, това е функция, изпълнявана от лингвисти“

Ако пребивавате в чужбина, трудите се там, или близки като родители, деца, братя, сестри и други семейни връзки са населяващи или заети там, е напълно вероятно, че сте били изправени пред ситуации, в които сте изпращали или приемали документи. Изготвянето или предоставянето на документ от инстанция в чужбина, с цел употреба в Република България или обратното, винаги предизвиква необходимостта от процеса на негова официална потвърждаване.

Общо казано, актът на легализация предполага удостоверяване на два ключови аспекта: 1) – валидността на дадения документ и 2) – увереността, че този документ е издаден или удостоверен от официален орган на чужда държава или от лице с официални правомощия в тази държава, което е правомощно да извърши такова потвърждение.

Например, ако в ситуация, при която близък роднина е съставил изрично пълномощно в САЩ, упълномощавайки ви да го представлявате пред българска банка и с това документът е подписан и удостоверен от американски нотариус, процесът на легализация на това пълномощно трябва да потвърди, че конкретният документ е бил съставен от вашия роднина и че лицето, което го е удостоверило, действа в ролята на нотариус съгласно законите на САЩ.

Практически е изключително трудно за всяка подобна ситуация да се проведе международна проверка, например, ако Република България иска да установи от САЩ дали лицето, наречено Джон Джонсън, което на 01.01.2023 г. се явило пред тях за заверка на пълномощно, е регистрирано като нотариус в Нотариалната камара на САЩ. Затова беше необходимо да се измисли процес, чрез който може да се удостовери, че Джон Джонсън е правоспособен нотариус съгласно американското законодателство и че именно той, като действащ в това свое свойство, е идентифицирал Иван Иванов. Този процес трябваше да гарантира, че Иван Иванов, представил пълномощно, заверено в САЩ, е бил идентифициран от Джон Джонсън, който е признат нотариус в съответствие с американските закони. Потвърждението на тези факти по недвусмислен и категоричен начин беше единственият начин за създаване на необходимата сигурност, така че българската банка да приеме пълномощното, заверено в САЩ, и представено от Николай Николов. Казано по-кратко, легализацията позволява това пълномощно да бъде прието напълно еднакво с такова, създадено и удостоверено според законодателството на страната, в която ще се използва.

Видове международно удостоверяване:

Съществуват три вида международно удостоверяване:

Посредством прилагането на апостил (APOSTILLE) при легализацията на документи между държави, които са подписали Хагската конвенция;

Чрез превод на български език и нотариална заверка на подписа на преводача, когато Република България има сключен договор за правна помощ със съответна държава;

С поставянето на печат от официален орган на страната, където документът е бил създаден, и последващ превод на български език с нотариално заверен подпис на преводача. Първият метод, а именно използването на апостил (APOSTILLE), може да бъде описан като основен начин за легализация, докато другите два подхода могат условно да се определят като методи за легализация на документи, въпреки че и към тях са приложени международни стандарти за потвърждение.

Каква е същността на апостил (APOSTILLE) и в какви обстоятелства този вид легализация се използва?

Апостилът е допълнителна приложена страница към документ, създаден или издаден в чужбина, предназначен за употреба в Република България или обратното, ако произлиза от българска институция или официално лице за употреба в друга страна. Този прикачен лист съдържа удостоверителна информация за издателя или заверителя на документа, със сериен номер и дата на издаване. Чрез поставянето на апостил, може да се потвърди, например, че Джон Джонсън е изпълнил своята роля като нотариус съгласно американските закони, и че в този капацитет той е идентифицирал Иван Иванов. Този последен е явил пред него на 01.01.2023 г., когато е заверил своето пълномощно, упълномощавайки Николай Николов да го представлява пред българска банка.

Апостилът се издава след подадено искане в предпочитаната институция на държавата, където е създаден или удостоверен документът, обикновено от съответното министерство. Това е изпълнено с цел само държавните органи да могат да потвърдят, че съответният орган или длъжностно лице, издало или удостоверило документа, е в състояние и компетентност да го направи в съответствие с националното законодателство на тази държава. Пълно естествено е, че Република България няма информация относно законодателството на САЩ и не разбира изискванията за придобиване на нотариална правоспособност. Това се отнася и за способността да провери, дали дадено лице е правомерно регистрирано в местните нотариални регистри, и дали не е ли лишено от правомощията си да действа като нотариус и други подобни.

Например, в Република България, ако Николай Николов желае да упълномощи Иван Иванов да го представлява пред американска банка, освен нотариално завереното пълномощно от български нотариус, той трябва да подаде искане до Министерството на правосъдието, за да получи апостил към това пълномощно. Така пълномощното се удостоверява (легализира) и става приложимо в САЩ. В Република България процесът на удостоверяване с апостил може да се извърши от Министерството на правосъдието или от Министерството на външните работи. Отличителната черта за избора между двете министерства е свързана с характера на органа, издал или заверил документа, за който се налага удостоверяването с апостил. Ако този орган е част от съдебната система или нотариус, компетентно е Министерството на правосъдието. Ако документът произлиза от кметство, общинска администрация, висше учебно заведение и др., удостоверяването (легализацията) ще бъде извършено от Министерството на външните работи. Последните законови промени предвиждат, че с цел опростяване на процесите по легализация, извършвани от Министерството на външните работи, се предоставя възможност на областните администрации да извършват удостоверяване на документи, издадени от кметове или общински администрации, чието предназначение е в чужбина.

Апостилът (APOSTILLE) представлява опция за легализация на документи, която се използва само в случай, че и двете държави – тази, от която произлиза документът, и тази, на чиято територия се предвижда употребата му, са подписали Хагската конвенция за отпадане на изискването за легализация на чуждестранни публични документи. Съществува стандартен списък от всички държави, които са присъединени към Хагската конвенция, който може да бъде намерен на уебсайта на Министерството на външните работи на Република България. Логично е, че ако нито една от двете държави – тази, в която е издаден или заверен документът, и тази, където ще се използва този документ, не е страна по Хагската конвенция, апостилът като форма за легализация няма да бъде приложим. В такъв случай следва да се избере алтернативен метод за удостоверяване на документа.

Споразумение за юридическа подкрепа за избавяне от процеса на легализация на документи.

Както споменах по-рано, този вид легализация може условно да бъде означен като такъв, поради това, че същностно представлява споразумение, но със спецификацията, че страните в този контекст са държави. Като договор, този процес включва всички основни характеристики, които носят всички видове споразумения:

Както посочих преди, този тип легализация може условно да се определи като такъв, тъй като същността му представлява споразумение, но със специфичната черта, че участници в този контекст са държави. Като форма на договор, този процес включва всички основни аспекти, които са характерни за всякакъв вид споразумение:

Правата и задълженията, които довеждат до установяване на правоотношения, представляват възможността, например, едно удостоверено от български нотариус пълномощно да бъде използвано на територията на Австрия. В такъв случай, на базата на това пълномощно, пълномощникът има напълно валидна възможност да действа от името и за сметка на упълномощителя.

Различието тук, в сравнение с апостила, е свързано със отсъствието на задължително издаване на допълнителен елемент към документа, за да бъде потвърден (легализиран). Само преводът на документа от заклет преводач на езика на държавата, в чиято територия се предвижда употребата му, е достатъчен. При това изискване, преводачът трябва да завери нотариално своя подпис върху извършения от него превод.

На пример: Иван Иванов, който е резидент на Австрия от известно време, е изправен пред необходимостта да даде съгласие за затварянето на банковата сметка на своя недавно починал баща. За да изпълни този процес, Иван Иванов решава да упълномощи своята сестра, предпочитайки да избегне пътуването от Австрия. Така, той се обръща към австрийски нотариус, където заверява пълномощното. За да бъде това пълномощно признато от българската банка и да бъде ефективно в Република България, то трябва да премине през процес на удостоверяване (легализация). Според информацията, която Иван Иванов получава от уебсайта на Министерството на външните работи на Република България, между двете страни съществува договор за правна помощ за освобождаване на документи от легализация. За да потвърди пълномощното, съгласно този договор, е достатъчно да бъде преведено от австрийски на български език от заклет преводач, който след това да направи нотариална заверка на своя подпис пред български нотариус върху превода на пълномощното. След изпълнението на тези стъпки, сестрата на Иван Иванов успела успешно да затвори банковата сметка на починалия им баща, представлявайки и себе си, и своя брат в този процес.

Изчерпателният регистър на страните, с които Република България е установила съответни договори за предоставяне на правна помощ с оглед на освобождаването им от изискването за легализация, е достъпен на уебсайта на Министерството на външните работи.

Въпреки това, е възможно държавата, в която се създава или заверява документът, и страната, чийто териториален обхват е предназначението на същият, да не са нито страни по Хагската конвенция (за легализация с апостил/APOSTILLE), нито да са участвали в договор за правна помощ за освобождаването на документите от процедурата за тяхното удостоверяване.

Съчетание от отпечатък върху документа, наложен от официален орган на държавата, в която той е създаден, и удостоверение от Консулската служба на Република България.

Тази специфична методика за потвърждение (приета условно като легализация) на подобни документи включва две степени на верификация – международна и национална. Международното потвърждение се извършва от съответната администрация на държавата, в която е изготвен документът, чрез приложението на официален печат. Националното потвърждение, от своя страна, се осъществява от Консулското представителство на Република България в съответната държава, което, съгласно своите дипломатически правомощия, проверява международната верификация и последователно удостоверява документа на свой собствен териториален обхват.

Като примерна хипотеза може да се разгледа необходимостта от изготвяне на документ в Канада, предназначен да бъде използван в Република България:

Иван Иванов, който резидира и работи в Канада, се изправя пред сценария да закрие банковата сметка на своя починал баща, като един от тримата му наследници. За този процес той избира да упълномощи своята сестра, вместо да пътува от Канада до България. Той заверява пълномощно пред канадски нотариус, но тъй като Канада не е страна по Хагската конвенция и не разполага със сключен договор за правна помощ с България относно освобождаването на документи от легализация, Иван се изправя пред предизвикателството как да удостовери и използва пълномощното пред българската банка. След консултация с юрист, той разбира, че необходим е апостил от Министерството на външните работи на Канада. След това, печатът се удостоверява допълнително от Консулската служба на Република България в Канада. Последният етап включва превод на документа от английски на български, като преводачът подписва нотариално своя подпис пред български нотариус.

Така, след изпълнение на всички изисквания, Иван Иванов успешно упълномощава своята сестра, която, като негов представител, успешно закрива банковата сметка на техния общ наследодател – починалият им баща.

Темата за удостоверяване на документи включва свои уникални аспекти, но с адекватна информация и правни консултации, замъкът, който на първи поглед изглежда сложен, може бързо и безпроблемно да бъде разрешен.